جریان اجرا را یادداشت کنید
گام بعدی Record  یادداشت و ثبت کردن است . وقتی برای بهتر کردن یک اجرا یا یک هدف یک دقیقه ای موقعیت یا حوزه را شناسایی و مشخص می کنیم یعنی قصد داریم اجرای کنونی را اندازه گیری کنیم و در آن حوزه پیشرفت کنیم . توجه داشته باش من از فضاها و موقعیتهایی که قصد داریم آنها را بهتر کنیم حرف می زنم نه از مشکلات ، افراد یا کادرها به سختی وجود مشکلات را قبول می کنند ؛ ولی هریک از آنها فضایی دارد که میل دارد آن ها را بهتر کند .
مرد گفت :
یعنی ماباید سوابق و اطلاعات را جمع آوری کنیم. مثلا تعداد دفعات تاخیر ورود کادر را ، یا تولید به چه نسبتی از لحاظ کیفیت نامطلوب برگشت داده می شود ، یا چیزهایی از قبیل یادداشت و ثبت کنیم .
درست است . قصد ما این است که از بهتر شدن اجرا ، فعالیت و اجرای بعدی را حدس بزنیم .
مرد گفت :
اگر یکی از افراد بگوید نمی توانید اجرا و عملکرداو را درکار و مسولیتی که بر عهده دارد اندازه گیری کنید ، چه باید کرد !؟
به او پیشنهاد می کنیم کار یا مسئولیتی را که به او واگذار شده است رازمین بگذارد . و به او می گوییم باید به آن کار برسیم و مطمئن شویم لطمه ای به آن وارد نشده باشد . حیرت انگیز است که او ناگهان علاقه مند به مشخص کردن و شناسایی هدف می شود و سعی می کند راهی برای اندازه گیری کاری که می کند پیدا کند . می توانی یک مثالی از یک بهتر کردن فضا و موقعیت اجرا را دریان سیستم بیاوری ؟
البته . من این بخش را تحویل می گرفتم ، مدیر فروش قبلی به من گفت :
باید روی تماس تلفنی با مشتری کار شود  ،افراد فروش هرگز با تلفن با مشتریها قرار نمی گذارند . فکر می کنند باید همیشه در راه باشند ، وقتی نزد خریدار می روند  ،او اغلب در محل کارش نیست ، ویا اگر هست مشغول است ؛جلسه دارد؛ کسی نباید مزاحمش شود و آنها باید برای ملاقات با او منتظر بمانند. بنابراین ، تمام وقتشان در انتظار ، شاید هم در رستورانها و چایخانه ه صرف نوشیدن چای و قهوه می شود . اگر قرار تلفنی بگذارندمی توانند در نصف این زمانی که از دست می رود خیلی کارانجام دهند . پرسیدم : فکر می کنی قرار تلفنی خیلی مهم است ؟ گفت : احساس می کنم همه چیز از آنجا شروع می شود و قرار ملاقات همیشه در این سازمان مسئله بوده است .
پرسیدم تابه حال تماس های تلفنی را شمرده اید ؛ یعنی سوابقی هست که بفهمیم هر مسئول فروش چند قرار ملاقات تلفنی ترتیب می دهد ؟
او گفت : خوب می توانیم کارتهای تلفن آنها را چک کنیم. از آنها خواسته شده کارتهای قرار با تلفن داشته باشند . وقتی کارتها را رسیدگی کردم متوجه شدم قرار ملاقات به وسیله ی تلفن برای آنها امری جدی نیست . سه نفر اصلا چیزی در دفترشان یادداشت نکرده بودند .
مرد گفت :
با یادداشت کردن ، یا اندازه گیری کردن اجرا سعی می کنیم از چگونگی عملکرد و از نیاز به رسیدگی و پیشرفت دادن آن عملکرد اطمینان حاصل کنیم نه این که فقط احساس کنیم . ما که نمی خواهیم چیزی را که نشکسته تعمیر کنیم .
اسمیت گفت :
دقیقا همین طور است .خیلی مهم است که ما نمودار اطلاعات داشته باشیم .
سپس با علاقه از کشوی میز پوشه ای را بیرون کشید و گفت :
این نموداری است که برای قرار ملاقاتهای جک یکی از افرادم ، در قسمت فروش تهیه کرده ام .
درنمودار زمان را افقی و رفتار و اجرایی را که می خواهیم روی آن مطالعه کنیم عمودی رسم کرده ام . عنصر زمان برای جک دو هفته در ماه سوم بهار است و کار یا اجرا ، تعدا قرار ملاقاتهایی است که روزانه با تلفن ترتیب می دهد .

سیستم پنج گام
وقتی مرد وارد دفترخانم آلیس شد او را در نهایت آرامش در پشت میز مشغول کار دید ، با خود گفت : حداقل یک مدیر یک دقیقه ای را سرگرم کار می بینم .
آلیس با خوشرویی به او سلام کرد . ا. را به نوشتن دعوت کرد و خیلی دوستانه گفت :
بسیار خوب ، شما می خواهی بدانی سیستم پنج گام حقیقت دارد یا نه ؟
مطمئنم ساده است و حقیقت دارد و مشتاقم صحبت را شروع کنیم .
ولی خیلی مهم است ، زیرا پیچ و مهره های عملی کردن مدیریت یک دقیقه ای است و هر روز تحولی در اجرا و عملکرد به وجود می آورد و رضایت کادر را در کار فراهم می کند . پس به دقت گوش کن چون می خواهم سه مهارت اساسی را به پنج گام مهم تبدیل کنم .
آلیس اسمیت بی درنگ روی تخته سیاهی که بر دیوار پشت میز کارش بود نوشت :


Pin Point   ـ مرحله ی تشخیص دقیق فضاها و حوزه های قابل مشاهده و قابل اندازه گیری برای اجرا و عملکرد افراد است. در اصل این فضاهای عملکرد است که شما می بایست به عنوان هدف یک دقیقه ای شناسایی کنی .
مرد گفت :
فرض کنیم من به شما بگویم نگران گروههای اجرایی هستم و می خواهم از آنها تعهد مجدد بگیرم . نمی دانم موضوع را روشن بیان کردم ؟
نه ما نمی توانیم روحیه ،تنبلی ، یا طرز برخورد ضعیف و چیزهایی از این قبیل را بدون اطلاعات بیشتر بهبود دهیم و بهتر کنیم .
مگر رسیدگی به مسائل روانی در سازمانها مهم نیست؟
البته که مهم است . ولی ما می بایست آنچه را که به نظر شما ضعف روحی و روانی است در حوزه ی شناسایی قرار دهیم . آیا منظور تاخیر ورود کادر ، پرخاشگری او هنگام کار یا نداشتن هنر جواب رد دادن و نپذیرفتن است ؟ منظور شما از ضعف روانی چیست ؟
مرد که موضوع را دریافته بود گفت :
پس ماباید مدیران و سرپرستان را از عنوان کردن بد و خوب منع کنیم و نحوه ی اندازه گیری را ،مثلا از لحاظ کمی ، کیفی (بیش از بودجه ی تعیین شده یا زیر بودجه تعیین شده یا متناسب)مشخص می کنیم .
مرد به میان صحبت دوید و گفت :
گام بعدی چیست ؟